Jak rozliczyć prezenty świąteczne dla klientów i kontrahentów?

Okres świąteczny to dla wielu firm czas budowania relacji – zarówno z klientami, jak i kontrahentami. Upominki z logo, kosze prezentowe czy drobne gadżety reklamowe są miłym gestem wdzięczności, ale niosą też za sobą obowiązki podatkowe. Warto więc wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć prezenty firmowe.

Prezenty dla klientów a koszty uzyskania przychodu

Podstawowe pytanie, które zadaje sobie każdy przedsiębiorca brzmi: czy prezenty dla klientów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Odpowiedź zależy od charakteru upominku. Warto odróżniać dwa pojęcia:

• gadżety reklamowe – masowo rozdawane, oznaczone logo firmy, wykorzystywane w działaniach promocyjnych – stanowią koszt uzyskania przychodu,
• upominki jednostkowe o wysokiej wartości, bez oznaczeń firmowych – to najczęściej wydatki o charakterze reprezentacyjnym, a więc niezaliczane do kosztów podatkowych.

Kluczowe znaczenie ma związek wydatku z działalnością gospodarczą oraz cel przekazania prezentu. Jeśli można wykazać, że prezent realnie wspiera budowanie relacji handlowych lub zwiększa rozpoznawalność marki – istnieją argumenty, by zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu.

Prezenty dla kontrahentów a VAT

Drugą kwestią jest rozliczenie VAT od przekazanych prezentów. Zasada ogólna mówi, że przekazanie towarów należących do firmy może być traktowane jak sprzedaż – a więc opodatkowane VAT.

Jednak istnieją wyjątki.

Zgodnie z przepisami, jeśli wartość prezentu nie przekracza określonego limitu, nie trzeba naliczać VAT. Takie prezenty uznaje się za tzw. prezenty o małej wartości.

Prezenty o małej wartości a VAT

Do tzw. prezentów o małej wartości należą:

• upominki jednostkowe o wartości do 20 zł netto, gdy nie są ewidencjonowane indywidualnie (np. gadżety reklamowe rozdawane masowo na targach),
• prezenty firmowe do 100 zł netto rocznie na osobę, pod warunkiem prowadzenia ewidencji obdarowanych.

W obu przypadkach przedsiębiorca nie musi naliczać VAT, jeśli przekazanie ma związek z działalnością gospodarczą – np. promocją marki, utrzymaniem relacji handlowych czy wsparciem działań sprzedażowych.

Do jakiej kwoty prezent bez podatku?

Kwestia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) pojawia się, gdy prezent otrzymuje osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – np. klient indywidualny. W takim przypadku kluczowa jest wartość upominku oraz jego charakter.

Zgodnie z przepisami prezent o wartości nieprzekraczającej 200 zł w danym roku podatkowym, mający charakter reklamowy lub promocyjny, może być przekazany bez obowiązku naliczania podatku dochodowego po stronie obdarowanego.

W praktyce oznacza to, że np. kubek z logo, długopis lub świąteczny zestaw firmowy do 200 zł nie powoduje obowiązku podatkowego, jeśli jest elementem działań promocyjnych.

Dokumentacja – o czym pamiętać?

By bezpiecznie rozliczyć wydatki na gadżety świąteczne, warto zadbać o właściwą dokumentację.

Niezależnie od kwoty i charakteru upominku, przedsiębiorca powinien posiadać:

• fakturę zakupu prezentów z opisem celu (np. gadżety reklamowe, kosze świąteczne dla klientów),
• ewidencję osób obdarowanych – w przypadku prezentów powyżej 20 zł,
• dowód przekazania (np. potwierdzenie odbioru, protokół przekazania lub korespondencję mailową).

Dzięki temu, w razie kontroli, można wykazać, że prezenty miały charakter promocyjny i nie stanowiły reprezentacji.

Jak wręczać prezenty świąteczne zgodnie z prawem i z korzyścią dla firmy?

Prezenty świąteczne dla klientów i kontrahentów to nie tylko element budowania wizerunku, ale też część strategii podatkowej firmy. Dobrze zaplanowany upominek może być zarówno skutecznym narzędziem marketingowym, jak i bezpiecznym wydatkiem w rozliczeniach z urzędem skarbowym.

Najważniejsze to pamiętać o zasadzie celowości wydatku: gadżety reklamowe z logo promują markę i można je bezpiecznie rozliczyć w kosztach, natomiast luksusowe prezenty bez oznaczeń firmowych mogą zostać potraktowane jako reprezentacja.

W świątecznym czasie warto więc połączyć gest wdzięczności z rozsądnym planowaniem – tak, by każda forma obdarowania nie tylko wzmacniała relacje z klientami i kontrahentami, ale też pozostawała zgodna z obowiązującymi przepisami.

Zobacz katalog Napisz do nas

Zobacz katalog Napisz do nas

Marta Przewoźna

Marketing & PR Project Manager w OpenGift.pl. Człowiek od komunikacji marketingowej i projektów z 10-letnim stażem. Uważa, że skuteczny gadżet nie sprowadza się wyłącznie do umieszczenia logo na produkcie, lecz może stanowić narzędzie do budowania emocji i długotrwałych relacji z odbiorcami. Prywatnie pasjonuje się trendami i podróżami. Zawsze i wszędzie szuka inspiracji, bo wierzy, że najlepsze pomysły rodzą się na styku doświadczeń, emocji i otwartości na nowe.